Geschenke für Kunden und Mitarbeiter steuerlich richtig behandeln

Alle Jahre wieder stellt sich für UnternehmerInnen die Frage, wie man Geschenke für Kunden und Mitarbeiter steuerlich absetzen kann. Zu unterscheiden ist, wer Geschenkempfänger ist, da für Mitarbeiter und Kunden unterschiedliche Regelungen gelten.

Mitarbeiter

Lohnsteuer

Der Lohnsteuer unterliegen nicht nur die Barlöhne, sondern grundsätzlich auch alle anderen geldwerten Vorteile (Sachbezüge), die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhalten. Von diesem Grundsatz gibt es eine wichtige Ausnahme: Geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen und die dabei empfangenen Sachzuwendungen sind lohnsteuerfrei. Für die Lohnsteuerfreiheit ist im Einzelnen folgendes zu beachten: 

• Sachzuwendungen sind bis maximal € 186,- jährlich pro Mitarbeiter steuerfrei. Weitere Sachgeschenke aus anderem Anlass (z.B. Ostern, Betriebsausflug) sind mit zu berücksichtigen, Sachzuwendungen für Dienst- und Firmenjubiläum hingegen nicht.
• Steuerfrei sind nur Sachzuwendungen. Geldzuwendungen sind immer steuerpflichtig. Zu den Sachzuwendungen gehören auch Gutscheine und Geschenkmünzen, die nicht in Bargeld abgelöst werden können. Goldmünzen bzw. Golddukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht, werden nach der Verwaltungspraxis als Sachzuwendung anerkannt. Entgegen einer Entscheidung des Unabhängigen Finanzsenates gelten nach Meinung des Finanzministeriums auch Autobahnvignetten als Sachzuwendung.
• Die Sachzuwendung darf nicht den Charakter einer individuellen Belohnung eines Mitarbeiters darstellen (z.B. wegen guter Arbeitsleistung, aus Anlass des Geburtstages, der Eheschließung etc.). Es muss sich um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiter aus bestimmten Anlässen (z.B. Weihnachten, Firmenjubiläum, Betriebsausflug etc.) handeln. 
• Die Abhaltung einer Betriebsveranstaltung (z.B. Weihnachtsfeier) ist für die Steuerfreiheit der Sachzuwendung nicht erforderlich. Wird eine solche abgehalten, wird der Vollständigkeit halber darauf hingewiesen, dass der geldwerte Vorteil aus der kostenlosen Teilnahme (z.B. für Verpflegung, Teilnahme an Unterhaltungs-darbietungen, Reisen etc.) bis zu € 365,- pro Mitarbeiter im Jahr steuerfrei ist. Geldwerte Vorteile, die bei anderen Betriebsveranstaltungen (auch bei Firmen- und Dienstjubiläen) gewährt wurden, sind mitzurechnen. 

Einkommensteuer 

Die Geschenke können als Betriebsausgaben (freiwilliger Sozialaufwand) geltend gemacht werden.

Umsatzsteuer 

Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Ausgenommen sind lediglich Aufmerksamkeiten. Voraussetzung für die Umsatzsteuerpflicht ist, dass für das Geschenk ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Einkaufspreis bzw. die Selbstkosten.

Kundengeschenke

Einkommensteuer

Weihnachtsgeschenke für Kunden und Geschäftspartner sind üblicherweise nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Derartige Kosten fallen unter den so genannten „nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwand“.

Sehr wohl als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können solche Kundengeschenke, die aus Gründen der Werbung überlassen werden. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Gegenstände geeignet sind, eine entsprechende Werbewirkung zu entfalten. Dies ist beispielsweise bei Kugelschreibern, Kalendern, Feuerzeugen oder Wein etc. dann der Fall, wenn sie mit der Firmenaufschrift oder dem Firmenlogo versehen sind und es sich dabei nicht um exklusive Produkte handelt.

Umsatzsteuer

Auch Kundengeschenke unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, unter der Voraussetzung, dass für sie ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Ausgenommen sind nur Geschenke von geringem Wert oder Warenmuster. Ein geringer Wert ist bis € 40,- (ohne Umsatzsteuer) anzunehmen, wobei die an einen Empfänger pro Kalenderjahr abgegebenen Geschenke diese Grenze nicht übersteigen dürfen. Aufwendungen für geringwertige Werbeträger wie Kugelschreiber sind vernachlässigbar und sind nicht in die € 40,- Grenze mit einzurechen. 

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass „echte“ Weihnachtsgeschenke- also keine Werbeartikel bzw. Warenproben- für Kunden weder als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können, noch das Recht zum endgültigen Vorsteuerabzug besteht, sofern die Grenze von € 40,- überschritten wird.

Stand: 289.10.2020, Quelle: wko.at